Кадровый электронный документооборот и Госключ в Битрикс24: новые возможности

Сегодня Битрикс24 позволяет выстроить эффективное взаимодействие не только с клиентами и партнерами, но и с собственными сотрудниками. Помочь в этом призван кадровый электронный документооборот. В этой статье рассмотрим все нюансы использования этого мощного и удобного инструмента.

Кадровый электронный документооборот

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это инструмент, разработанный в рамках экосистемы Битрикс24, который предназначен для управления и обработки кадровых документов в электронном формате. Модуль позволяет автоматизировать процессы управления документами, связанными с кадровым делопроизводством, начиная от создания и подписания документов до их хранения и архивирования. Благодаря Битрикс24 КЭДО можно значительно ускорить процессы работы с кадровыми документами и сделать эти процессы прозрачнее и удобнее для всех сотрудников компании. Модуль доступен без доплат для тарифов «Профессиональный» и «Энтерпрайз».

Для работы с кадровыми документами в рамках КЭДО требуется получение усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) для работодателя и усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) для сотрудников.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) представляет собой специальный вид электронной подписи, который обладает повышенным уровнем безопасности и достоверности, но при этом не соответствует определенным требованиям, предъявляемым к квалифицированной электронной подписи согласно законодательству.

Основное отличие усиленной неквалифицированной ЭП от квалифицированной состоит в процедуре ее получения. Для усиленной неквалифицированной ЭП не требуется прохождение личной идентификации в удостоверяющем центре (УЦ) или использование специальных криптографических устройств, таких как криптографические токены. Однако, несмотря на отсутствие данной процедуры, усиленная неквалифицированная ЭП обеспечивает достаточно высокий уровень безопасности и подтверждает авторство электронного документа.

Усиленная неквалифицированная ЭП может использоваться для различных целей, включая подписание контрактов, соглашений, договоров и других юридически значимых документов.

Усиленная квалифицированная электронная подпись

Сертификат усиленной электронной подписи (УКЭП) представляет собой электронный документ, который выдается удостоверяющим центром (УЦ) и подтверждает личность владельца подписи, а также связь между его личностью и открытым ключом, используемым для создания электронных подписей.

Усиленная электронная подпись обладает повышенным уровнем надежности и безопасности по сравнению с обычной электронной подписью. Для получения сертификата усиленной ЭП обычно требуется прохождение процедуры личной идентификации в удостоверяющем центре, чтобы убедиться в личности заявителя и подтвердить его право на использование подписи.

Сертификат усиленной электронной подписи является важным инструментом для обеспечения безопасности и аутентификации в электронных транзакциях и документообороте. Он обеспечивает доверие к электронным документам и позволяет использовать их в юридически значимых ситуациях, таких как заключение договоров, соглашений и других важных документов.

Госключ

Госключ — это мобильное приложение от Минцифры РФ, которое позволяет бесплатно получить сертификат электронной подписи, а также сформировать усиленную неквалифицированную и квалифицированную электронные подписи (УНЭП и УКЭП) и подписывать документы онлайн. Ключ электронной подписи создается, хранится и используется непосредственно в приложении, поэтому не требуются USB-токены и СМС-пароли. Все функции приложения доступны дистанционно и в электронном формате, без использования бумаги. Список документов, которые можно подписывать онлайн:

1. Трудовой договор.
2. Договор материальной ответственности.
3. Ученический договор, заявление об увольнении.
4. Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.
5. Другие документы отдела кадров.

Список документов, которые нельзя подписывать онлайн:

1. Приказ об увольнении.
2. Инструктаж по охране труда.
3. Акт о несчастном случае.
4. Трудовая книжка, в том случае, если сотрудник не перешёл на электронную.

По закону эти документы подписывают только на бумаге.

Преимущества использования Битрикс24 КЭДО

Экономия бюджета

В отличие от других провайдеров подписи, в КЭДО Битрикс24 не нужно выпускать платную электронную подпись под каждого нового сотрудника. Сервис уже входит в стоимость тарифов «Профессиональный» и «Энтерпрайз», а приложение Госключ — бесплатное. Это сильно снижает расходы бизнеса, особенно при большой текучке кадров. К примеру, компания из 20 сотрудников может сэкономить до 65 000 ₽ в год на кадровом документообороте.

Простота внедрения и использования

Не нужно регистрировать всех в сторонних КЭДО-сервисах. Теперь подписание документов там же, где и вся работа — в Битрикс24. Всего 5 шагов для подключения Госключа к вашему Битрикс24:

1. Подать заявку в Битрикс24 и дождаться её одобрения.
2. Создать доверенность на Госуслугах сотруднику компании, который будет получать API-ключ.
3. Добавить пользователя на технологический портал.
4. Получить API-ключ на Госуслугах для организаций.
5. Добавить API-ключ в ваш Битрикс24.

Чтобы сотруднику подписать документ, нужно:

1. Установить приложение Госключ.
2. Получить в нем сертификат электронной подписи.
3. Подписать документ в приложении.
4. Скачать документ в Битрикс24.

Для этого понадобится только подтверждённый аккаунт на Госуслугах и смартфон.

Юридическая значимость, усиление HR-бренда и оптимизация работы кадровой службы

Подписание в Битрикс24 КЭДО соответствует требованиям закона ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ и ТК РФ. Современные, эффективно и удобно выстроенные рабочие процессы делают компанию более привлекательной в глазах соискателей. Кроме того, снижает нагрузку на сотрудников кадрового учёта, делает их труд более эффективным. Сокращается срок подписания документов, процессы кадрового учёта становятся быстрее и прозрачнее.

Как подключить и использовать

Вы можете попробовать Битрикс24 КЭДО на тарифах «Профессиональный», «Энтерпрайз».